회의의 목적이 도대체 무엇입니까?
왜 불렀어 오~! 나는 누구이며 이 회의에 참석한 이유는 무엇입니까?
회의와 상관없는 얘기를 왜 해요?
그래서 무엇을 결정해야 합니까? 그것에 대해 이야기합시다.
….
의미 있는 일을 하기 위해서는 의미 있는 만남이 있어야 한다는 사실은 누구나 알고 있지만, 그 만남을 준비해야 한다면 속수무책일 것 같아요. 오늘 우리는 회의 디자인에 대해 이야기할 것입니다.
회의는 어떻게 설정합니까?
좋은 만남을 만들기 위해서는 먼저 만남의 가치를 인식하는 것이 중요합니다.
7명을 위한 2시간 회의를 준비한다고 가정합니다. 이 회의가 정말 2시간 동안 지속되나요? 회의를 준비하는 사람은 참가자 7명과 함께 총 14시간, 2시간을 보낸다. 회의 참석자들이 회의에 참석하기 위해 포기해야 했던 것, 즉 기회비용을 포함하면 더 많은 자원을 소비하게 된다. 회의 참석자가 늘어남에 따라 이 리소스의 양이 늘어납니다. 회의의 가치도 똑같이 중요합니다. 따라서 회의를 위해 제대로 준비해야 합니다.
다음 이미지는 회의 코디네이터가 회의를 준비할 때 스스로에게 물어봐야 할 질문을 보여줍니다.
첫 만남의 목적(피당신은 당신의 포즈가 무엇인지 생각해야합니다.
이 회의를 개최하는 이유에 대해 답할 수 있어야 합니다. 각 부서가 알아야 할 가이드라인의 방향을 설명하기 위한 모임인지, 새로운 광고 아이디어를 도출하기 위한 모임인지, 고질적인 문제를 찾아 해결책을 찾는 모임인지 명확히 해야 한다. 회의가 있어요 명확한 이유가 없는 한 회의를 소집해서는 안 됩니다. 다른 사람들의 시간을 낭비하고 있기 때문입니다.
두 번째 누구 (피사람들)을 회의에 초대할지 여부를 결정합니다.
회의 목적에 적합한 사람을 회의에 초대합니다. 회의 기획자는 회의 참석자의 시간을 사용하므로 누구를 선택할지 신중해야 합니다. 때때로 나는 회의에서 아무 말도 하지 않고 서 있는 사람들을 봅니다. 회의 진행 방식에 문제가 있을 수 있지만 궁극적으로는 부적절한 청중이 회의에 참여했기 때문일 가능성이 큽니다. 책임을 분담하기 위해 특정인이나 부서를 일부러 모임 장소로 불러오는 모습도 관찰된다. “당신도 결단의 자리에 있었기 때문입니다.” 과연 이 상황이 타당한지 따져봐야 할 대목이다.
세 번째 세션 후 결과 추첨(피제품)이 구체적으로 정의됩니다.
이 단계에서는 일정한 결과가 얻어지면 회의 목적이 달성된 것으로 간주할 수 있는지 여부를 확인합니다. 회의의 목적이 정책의 방향을 설명하는 것이라면 회의 참석자들이 정책의 내용을 자신의 말로 설명할 수 있었다면 회의는 제대로 끝났을 것이다. 이것이 연수원의 포스트 코로나19 교육 리더십을 위한 문제 해결 킥오프 회의였다면 회의의 결과는 이 문제를 해결하기 위해 팀이 무엇부터 시작해야 하는지에 대한 역할 분담이 될 수 있습니다.
회의 기획자는 회의 결과를 명확하게 정의해야 합니다. 그래야 회의가 옆으로 흘러가지 않는다.
넷째, 회의 결과로 이어지는 회의 과정(피절차).
첫 만남을 어떻게 시작하시겠습니까? 이 단계에서는 토론이 진행되어야 하는 순서를 지정합니다. 이 단계에서는 회의 결과에 도달하기 위해 참가자와 어떤 프로세스를 거쳐야 하는지 결정됩니다. 이 단계의 구상 결과가 의제(회의 시간표)입니다. 회의 의제를 설계하는 프로세스 자체가 회의 시뮬레이션 프로세스입니다. 이미 의제를 정리할 때 회의 준비자는 회의의 전체 프로세스가 어떻게 구성되고 처리되는지 확인합니다. 당신은 이미 마음 속에서 여러 회의를 겪고 있습니다. 이 시점에서 회의가 진행됨에 따라 잠재적인 문제를 식별하여 준비할 수도 있습니다.
다섯째, 회의의 흐름을 뒷받침할 수 있는 회의 장소, 좌석 배치 및 필요한 준비(피팁) 확인하세요.
이 단계에서는 효율적인 회의를 위해 준비해야 할 사항을 검토합니다. 경우에 따라 조직에서 먼저 모임 장소를 결정한 다음 장소의 상황에 따라 모임을 준비합니다.
OOO를 목적으로 OOO와 회의를 할 예정이며 회의가 끝난 후 OOO가 유추된다면 회의는 성공한 것으로 간주할 수 있을 것으로 보인다. OOO와 OOO 회의 결과를 이루기 위해서는 OOO 토론 절차에 따라 회의를 하는 것을 추천하며, 이를 위한 회의 장소 설정은 OOO, 필요한 회의 준비는 OOO이다.
준비해야 할 회의를 생각하고 빈칸을 채우십시오. 회의를 준비할 때마다 이러한 단계를 반복하면 효과적인 회의를 만드는 관점을 명확히 할 수 있습니다.